Document Management System

Dokumen merupakan bagian penting perusahaan yang digunakan sebagai bukti apabila diperlukan dikemudian hari. Pengeloaan dokumen dari awal sampai penyimpanan tidak mudah. Hal ini diperlukan kerapian dalam mengatur dokumen agar dokumen mudah dicari saat dibutuhkan. Apabila ada dokumen yang bersifat rahasia dan penting maka sebaiknya disimpan di tempat yang lebih aman. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti kebakaran maupun dicuri orang lain.

Nomor dokumen wajib dimasukan kedalam dokumen dimana penulisannya harus sesuai dengan kebijakan perusahaan. Nomor dokumen bisa berupa gabungan angka dan huruf dimana memiliki arti masing-masing. Oleh karena itu, pengelola dokumen wajib mengetahui tata cara penulisannya. Tujuan penomoran dokumen tersebut adalah agar dapat diarsipkan berdasarkan nomor urutan pembuatan dokumen.

Dengan adanya perkembangan teknologi saat ini, pengelolaan dokumen secara manual tentu sudah tidak relevan. Hal ini karena peluang terjadi kesalahan human error semakin besar. Solusi yang tepat mengatasi hal tersebut adalah dengan cara “Document Management System (DMS)”.

Document Management System adalah solusi yang digunakan dalam proses pengelolaan, penyimpanan, dan pengontrolan secara digital. Dengan demikian database dapat diakses dengan mudah oleh user tertentu kapanpun dan dimanapun secara cepat. Peran user dalam pengeolaan database dapat dibagi menjadi empat yaitu: konseptor, viewer, approver, dan recipient. Peran user ini diatur oleh admin yang memegang kendali database tersebut. Sehingga tidak semua orang diberi akses melihat database perusahaan.

Ada banyak keuntungan yang didapatkan jika menggunakan Document Management System sebagai solusi database Anda. Informasi lebih lanjut silahkan hubungi jul@trinetprimasolusi.net atau sales@trinetprimasolusi.net